Quanto costa realizzare uno stand fieristico

Le fiere sono un’occasione ghiotta per svuotare il magazzino, trovare nuovi clienti e far conoscere il nostro prodotto agli addetti del settore.

Purtroppo nono sono quasi mai ad accesso gratuito e per gli espositori ci sono regole precise. Se hai deciso di aprire uno stand in una fiera devi preparati un budget preciso per capire di quanto devi rientrare.

Ci sono molti fattori da tenere in conto quando si sceglie di prendere uno spazio espositivo e dare una risposta unica è impossibile perché ogni fiera ha le sue regole, i suoi costi e i suoi requisiti.

Cerchiamo di capire insieme quali sono gli elementi di costo da affrontare per realizzare uno stand in fiera, in modo da poter preparare un budget interessante.

Affittare lo spazio

Il primo punto è quello dell’affitto dello spazio in fiera. In molti casi si paga solo il suolo in maniera forfettaria, per esempio accade spesso nelle fiere dell’antiquariato e artigianato, dove si possono esporre i prodotti dell’ingegno e gli oggetti antichi.

In questo caso il costo di accesso può essere di pochi euro al giorno, ed in realtà la spesa maggiore è quella per lo stand o il gazebo, oltre che per il trasporto.

Per le grandi fiere di settore il discorso invece è differente perché lo spazio espositivo molto spesso è già attrezzato, e nel costo di accesso sono comprese le spese di affitto del suolo e delle strutture, che devono essere riportate in maniera molto chiara ed univoca nel contratto, per garantire al contraente una scelta razionale.

In questo caso sei con le mani legate, perché non puoi scegliere di assorbire una parte dei costi portandoti le tue strutture espositive, o affittandole presso terzi.

Affittare lo stand

Intanto chiariamo che c’è stand e stand.

Si va da un semplice gazebo per fare ombra e che può costare una trentina di euro, fino a strutture molto grandi ed articolate che si affittano presso ditte specializzate nelle forniture fieristiche, con aree coperte di parecchi metri quadri, in cui distribuire persino diverse zone, come esposizioni, aree vendita e spazi di prova.

In questi casi gli affitti vanno in alto fino a raggiungere le migliaia di euro al giorno per stand molto grandi.

Se la fiera ti consente di gestire il tuo spazio liberamente, sta a voi decidere il budget che volete investire. Cerca solo di essere realistico quando contratti le dimensioni dello stand, perché è completamente inutile affittare uno spazio enorme e tenerlo vuoto.

Se non hai esperienza nel settore, parti con spese contenute, riducendo il budget dove puoi, se poi la fiera si dimostra particolarmente redditizia, nulla ti vieta di investire di più al prossimo giro.

Reclutare il personale

Trovare il personale per le fiere è uno dei punti di spesa che non si devono trascurare. Se puoi cercare fra i tuoi dipendenti devi prevedere le spese per gli straordinari, le trasferte e gli incentivi.

Non possono mancare nel budget le spese per gli alloggi, che nella maggior parte dei casi saranno alberghi o bed and breakfast che possono incidere fortemente sul conto finale.

Se non hai personale da mandare in fiera, o semplicemente preferisci una politica di outsourcing, puoi sempre chiedere ad amici o colleghi o rivolgerti ad agenzie specializzate in lavoro interinale.

In questo caso le prestazioni e gli orari sono regolati a livello nazionale e c’è poco margine di trattativa.

Se scegli personale interinale purtroppo paghi lo scotto della bassa professionalità specifica e conoscenza del settore della tua impresa, quindi devi essere ben cosciente di come muoverti, per essere sicuro di non spendere male il tuo budget.

In generale se ti puoi affidare al tuo personale è meglio, specie se ci deve essere una conoscenza di base del prodotto e perché il livello di motivazione è certamente più alto.

Spese di pubblicità

Realizzare uno stand fieristico significa anche spendere in pubblicità. Sia che si tratti di ritagliarsi uno spazio su una rivista di settore o su un quotidiano locale, oppure semplicemente spendere in striscioni, si tratta di pubblicità.

Considera che non sempre investire in presenza sulla stampa permette un rientro di investimento, anche solo perché ti sei sopravvalutato o sottovalutato. Spendere in materiali da fiera come striscioni, gonfiabili o pannelli invece paga, perché sono risorse che puoi utilizzare più volte per altri eventi.

Purtroppo nella maggior parte dei casi le decorazioni non potrai semplicemente affittarle, quindi pondera bene lo spazio a tua disposizione per non saturarlo o trovarti con metà dell’investimento piegato nel furgone.

Pagare i trasporti

Quella dei trasporti è una spesa molto rilevante e va ponderata con attenzione. Se hai furgoni o altri mezzi a tua disposizione ovviamente li impiegherai, e a parte carburante ed autostrada non ci sono altre spese, eccezion fatta i costi relativi a chi dovrà guidare. Se la tua impresa non ha mezzi propri, sarai costretto ad affittarli, con o senza guidatore.

I furgoni e i camion in affitto hanno un costo base a cui di somma un tot per chilometri percorsi e giorni di affitto, e le spese possono lievitare di non poco se si devono spostare molti mezzi.

Devi fare una stima del volume di materiali da muovere, in base allo stand e alle tue esigenze, prima di affittare uno o più mezzi.

Se ovviamente offri prodotti immateriali, invece, potrebbe bastarti un furgoncino per spostare il personale e il minimo dei materiali per la fiera, consultandoti prima con gli organizzatori per elementi come tavoli e sedie che potrebbero già essere compresi nello stand come dotazione.