Regole base per partecipare come espositore agli eventi di settore

Prima di iniziare, ecco alcune domande a cui bisogna assolutamente rispondere prima ancora di pensare alla sottoscrizione del contratto per partecipare come espositore a qualsiasi evento o manifestazione:

• Hai chiaro quali sono i tuoi budget?
• Se hai già prenotato il tuo spazio, hai preso in considerazione l’alloggio per te e per il tuo staff?
• Non appena conosci le date dell’evento, hai già creato una strategia per iniziare ad attirare i visitatori, costruire una relazione con loro rendendoli consapevoli del fatto che la tua azienda sarà presente?
• Quale percentuale di partecipanti ricade nel tuo target di riferimento?
• Quali dei concorrenti espongono anche loro durante la fiera?

Progettazione di uno stand

Una volta fatte tutte le valutazioni del caso e definita la partecipazione all’evento devi assicurarti di possedere lo spazio necessario per il tuo stand. Puoi distinguerti senza spendere tanti soldi utilizzando un design intelligente.

A seconda di dove ti trovi nel padiglione, potrai entrare in contatto con diverse tipologie di persone.

A cosa è vicino il tuo spazio espositivo?

• Bar
• Entrata e uscita
• Sale per seminari
• Aree VIP / Hospitality
• Principali sponsor
• Bagni pubblici

Ciascuna di queste aree genererà diverse tipologie e volumi di traffico, dovrai essere bravo nell’attirare con attenzione il target di clientela che ti interessa.

Assunzione del personale

L’aspetto più critico di qualsiasi stand è la gente che lo manterrà vivo durante il corso dell’evento. La tua immagine non si ferma a uno stand elaborato, a una grafica stravagante, ma le persone che “ci mettono la faccia” per la tua azienda, prodotti e servizi.

La formazione del personale è essenziale per uno sforzo comune che possa portare al successo.

Scegli il personale che sia:

• Entusiasta
• Attento
• Consapevole del prodotto che propone
• Buoni ascoltatori
• Empatici

Analisi dei possibili clienti

Potresti aver raccolto un gran numero di contatti, devi assicurarti di avere una buona strategia per trasformarli in clienti a tutti gli effetti, mentre sono “caldi” e ricordano facilmente la tua azienda.

Dividi i potenziali clienti che hai incontrato in 3 gruppi:

• Quelli che sembrano interessati e pronti ad acquistare subito
• Coloro che sono interessati, ma non ancora pronti ad aprire il portafoglio.
• Coloro che non sono per niente interessati, ma potrebbero esserlo in futuro.

È importante assicurarsi che le persone incontrate siano seguite metodicamente e si sentano apprezzate. Scrivi e-mail o chiama tutti quelli che hai incontrato, cerca di creare un rapporto di fiducia senza troppa invadenza.

Successo generale dello stand

Usa il test da 50 metri, come reagisce un potenziale cliente che vede il tuo stand da una distanza di circa 50 metri:

• Qual è la sua reazione?
• Quali sono gli elementi che attirano per primi?
• Cosa percepiscono?
• Potrebbero essere attirati a visitarlo?

Sembra semplice, ma le risposte potrebbero sorprenderti.

Raccogli queste informazioni, possono aiutarti a migliorare “on stage”, ma soprattutto per gli eventi futuri. Gli allestitori professionali cercano sempre di rispondere a queste domande quando progettano qualsiasi allestimento, grazie alla loro esperienze, possono trovare la soluzione migliore per rendere funzionale e razionale ogni elemento.

Far sentire a proprio agio i tuoi visitatori

Ci sono molti fattori per far sentire a proprio agio le persone durante la visita al tuo stand.

Il personale, il design i posti a sedere, gli spazi.

Analizza i vari punti per rendere la loro visita sempre più gradevole, rispetto alla concorrenza:

• Non avere 10 dipendenti in attesa di “attaccare la preda”, utilizzare una persona guida per dare il benvenuto che possa veicolare il pubblico verso gli altri esperti dello staff.
• I visitatori non vogliono essere intrappolati nel tuo stand, gli spazi devono sempre essere semplici da visitare.
• Non usare divani bassi o sedie, usare sgabelli che tengono le teste dei visitatori all’altezza degli occhi. È molto meno intimidatorio.
• Posizionati di fronte al tuo stand e chiediti quanto ti sentiresti a tuo agio visitando questo stand per la prima volta.

Segui uno schema per “filtrare” i visitatori

Non tutti i visitatori del tuo stand sono ugualmente importanti per te e quindi devono essere affrontati in modi diversi.

Scegli una persona che si occupi di salutare e filtrare i visitatori in modo che:

• I clienti vengono consegnati agli account manager.
• I potenziali clienti vengono presentati alle persone pertinenti.
• Le richieste tecniche vengono indirizzate a un tecnico.
• I VIP vengono immediatamente identificati e trattati di conseguenza.

Studiare ogni elemento permette di creare un progetto efficace per partecipare con successo agli eventi di settore.