Perché è importante pianificare in anticipo la partecipazione alle fiere di settore
Se avete deciso di partecipare ad una fiera di settore è opportuno che sappiate che giocare d’anticipo vi renderà tutto più semplice e aumenterà le vostre probabilità di successo all’evento.
Per scegliere quella adatta alle vostre esigenze aziendali bisogna prendersi del tempo: considerare il bacino d’utenza, i risultati, la lista degli espositori delle edizioni precedenti, cosa offre l’evento, etc. A questo punto, almeno 12 mesi prima, può iniziare la preparazione vera e propria.
E’ opportuno pianificare la strategia da adottare, partendo innanzitutto dagli obiettivi che si intendono raggiungere:
- Acquisizione nuovi clienti
- Networking
- Scoprire le novità del settore
- Conoscere i nuovi mercati
- Affermare la propria identità aziendale
In base agli obiettivi verranno poi definiti tutti gli altri aspetti:
- Fissare il budget
- Scegliere se acquistare o noleggiare lo stand (scelta influenzata dal budget ma anche dalla frequenza di partecipazioni ad eventi fieristici)
- Definire un piano pubblicitario e di comunicazione
Stabilite le finalità si concretizza la partecipazione: bisogna iniziare con l’iscrizione (da confermare celermente), per poi passare, attraverso l’aiuto di ditte allestitrici, alla realizzazione del vostro spazio espositivo: affidarsi a un’azienda con esperienza nel settore potrebbe sollevarvi da una serie di preoccupazioni. Per progettare lo stand è necessario conoscere la fiera, i suoi regolamenti e tutte le caratteristiche della collocazione dello stand. L’incontro con gli allestitori e con i progettisti è rilevante bisogna, infatti, trasmettere tutti gli obiettivi della propria presenza in fiera, il messaggio che si vuole trasmettere e il budget. Bisogna anche richiedere i servizi tecnici che permetteranno la presenza in fiera (come ad esempio corrente elettrica e internet) e organizzare l’immagazzinaggio e il trasporto dei vostri prodotti.
Dopo aver stabilito gli obiettivi e il budget, inviato la domanda di partecipazione e avviato la progettazione dello stand, ci sono ancora molte cose da fare. Le fiere sono senza dubbio l’occasione giusta per rinnovare i materiali di comunicazione: catalogo, volantini, schede prodotto, brochure etc.Può servire soltanto un piccolo aggiornamento oppure potrebbe essere utile una revisione da zero: in entrambi i casi, bisogna condividere tutti i dettagli con i professionisti che si occuperanno della progettazione dei materiali, per far sì che siano ben studiati nel colore, nei materiali e nelle informazioni.
Il piano di comunicazione precedentemente stabilito deve passare alla stesura: bisogna stabilire definitivamente le attività principali da proporre, i principali prodotti da sponsorizzare e le scadenze che riguardano la comunicazione, come newsletter, social network, advertising e ufficio stampa. Potete anche decidere di organizzare un evento speciale, un workshop, un incontro di approfondimento all’interno del vostro spazio espositivo: dal momento che si tratta di una progettazione anticipata, potete anche pensare con calma ad aspetti come allestimenti, invito di ospiti ed esperti e catering. Giocando d’anticipo avrete il tempo di compiere un altro passo importante: informare i vostri clienti della presenza all’evento con comunicazioni sui propri canali social, sul proprio blog o attraverso la newsletter.
A meno di un mese dall’inizio della fiera, è opportuno finalizzare le attività avviate in precedenza: formare uno staff qualificato, controllare che il materiale informativo (brochure e cataloghi da distribuire) sia conforme a quanto stabilito e verificare che lo stand sia pronto proprio come desideravamo.